Privacyverklaring

In deze Privacyverklaring kunt u lezen waarom wij persoonsgegevens van u nodig hebben. U kunt lezen wat wij met die persoonsgegevens doen en welke rechten u heeft.

Wij zijn Grand Hotel Karel V, Restaurant Karel 5, Bistro Karel 5 en Karel 5 Events. Hierna gezamenlijk te noemen Karel V.
Ons adres is: Geertebolwerk 1 3511 XA Utrecht  Nederland.
Ons telefoonnummer is: +31 (0) 30 233 7555.

Als u vragen heeft over uw privacy of over deze verklaring dan kunt u contact opnemen met onze privacyfunctionaris via de receptie of door een mail te sturen naar privacy@KarelV.nl

Welke persoonsgegevens
Welke gegevens wij van u nodig hebben, hangt er van af of u:

Cameratoezicht

Het kan ook dat wij persoonsgegevens van u krijgen omdat u op bezoek bent op onze locatie. Binnen ons pand en op ons terrein maken wij gebruik van cameratoezicht. Dit voor uw en onze veiligheid. Hier kunt u meer lezen over cameratoezicht.

Internet
Wij bieden op onze locatie beveiligd conferentie internet aan en gratis openbaar internet. Om gebruik te maken van het openbare internet moet u akkoord gaan met de voorwaarden. Uw gegevens worden geregistreerd. Meer over het gebruik van internet leest u hier.

Het wat en waarom van de persoonsgegevens
Als u bovenstaande linkjes volgt kunt alle informatie vinden over:

  • waarom wij persoonsgegevens nodig hebben,
  • welke grondslag wij hebben voor het vragen van de gegevens
  • hoelang wij uw gegevens bewaren
  • hoe wij uw gegevens beveiligen
  • aan wie wij gegevens doorgeven (indien van toepassing) en waarom

In alle gevallen geldt dat Politie en Justitie ons in het kader van onderzoek of zaken van openbare orde kunnen vragen persoonsgegevens door te geven.

Uw persoonsgegevens bij ons en uw rechten
Inzake uw persoonsgegevens heeft u zelf ook rechten, u heeft o.a.:

  • recht op inzage van uw gegevens
  • recht op verbetering van onjuiste gegevens
  • recht op verwijdering van gegevens (waarvoor Karel V geen reden voor bewaring meer heeft)

Als u van deze of andere rechten gebruik wil maken, dan kunt u contact met ons opnemen. Bij voorkeur via ons mailadres privacy@karelV.nl

Bijzondere persoonsgegevens
In principe vragen wij geen bijzondere persoonsgegevens van u. Het kan echter zo zijn dat u toch bijzondere gegevens aan ons doorgeeft. Bijvoorbeeld omdat u ons dieetwensen doorgeeft of doorgeeft dat u minder valide bent. Dit in verband met toegang tot onze locatie of hulp. Deze gegevens helpen ons u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Als dat mogelijk is worden deze gegevens anoniem gehouden. Ze worden in ieder geval zo snel mogelijk vernietigd.

Tot slot

Wij proberen onze privacyverklaring up-to-date te houden. Het kan dus zijn dat de verklaring wijzigt. U leest hier onze laatst bijgewerkte versie van 25 oktober 2018. Bent u van mening dat er iets ontbreekt of fout is aan onze privacyverklaring, dan stellen wij het op prijs als u dat doorgeeft via het mailadres privacy@karelV.nl.

Heeft u klachten over hoe wij met uw privacy omgaan en vindt u dat wij u hierbij niet goed helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen. U kunt deze klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder voor privacy zaken: de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe u een klacht indient leest u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Uiteraard hopen wij dat dat laatste niet nodig is. En hopen wij dat u zich tijdens uw verblijf bij
Karel V net zo veilig hebt gevoeld als de duizenden bezoekers die door de eeuwen heen gastvrijheid op deze historische locatie hebben genoten.

U bent gast in ons Hotel

Voor het boeken van een kamer zijn wij op basis van de Nederlandse wetgeving verplicht uw identiteit te controleren een aantal persoonsgegevens van u te registreren.
Wij noteren :

  • Uw NAW gegevens
  • Uw aanhef
  • Uw telefoonnummer, vast en/of mobiel
  • Uw emailadres
  • Uw geboortejaar om vast te stellen of u ouder dan 18 jaar bent.
  • Uw betalingsgegevens (Creditcard of anders)
  • Het nummer van uw identiteitsbewijs en het soort identiteitsbewijs
  • Uw eventuele dieetwensen
  • Uw eventuele mindere validiteit

Soms geeft u deze gegevens rechtstreeks aan ons en soms geeft de partij via wie u geboekt heeft deze gegevens aan ons door. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze eigen dienstverlening en onze eigen juridische verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan derden voor commerciële doelen.

Uw gegevens kunnen doorgegeven worden aan de Gemeente Utrecht in verband met de heffing van toeristenbelasting.

Voor het verbeteren van onze dienstverlening kunt u na uw bezoek een mail krijgen om u te vragen naar uw ervaringen. Namens Karel V doet Amplixs Interaction Management B.V. (Amplixs) dit onderzoek. Hiervoor geven wij uw email, naam en kamernummer door. Amplixs verwerkt deze gegevens.

Karel V werkt wereldwijd samen met TravelClick, Inc (TravelClick). Boekt u via TravelClick en/of maakt u gebruik van hun Hospitality Programma, dan worden uw gegevens ook door TravelClick verwerkt. Hoe TravelClick met uw persoonsgegevens omgaat kunt u nalezen in de privacyverklaring van TravelClick. https://www.travelclick.com/privacy-policy.html.
Daarnaast verwerkt TravelClick ook gegevens in opdracht van Karel V.

Boekt u via derden, dan verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van die partij als u wil weten wat zij met uw gegevens doen.

Hoelang bewaren wij uw gegevens
Karel V is voor de Nederlandse wetgeving verplicht uw factuurgegevens en de gegevens die hierbij horen 7 jaar te bewaren na uw bezoek. Daarna zal Karel V deze gegevens vernietigen, tenzij er sprake is van een juridische noodzaak de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Amplixs verwijdert uw persoonsgegevens na 13 maanden. De onderzoeksresultaten worden voor zover nodig vervolgens geanonimiseerd.

TravelClick bewaart de gegevens die zij voor ons verwerken maximaal nog drie jaar.

Hoe beveiligen wij uw gegevens
Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag zorgen wij ervoor dat wij en de partijen met wie samenwerken voldoen aan de eisen van technische- en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag.
Alle gegevensdragers bevinden zich binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Amplixs is gevestigd in Nederland. Amplixs maakt bij het verwerken van de gegevens geen gebruik van andere partijen buiten de Europese Unie. Voor uw gegevens geldt dus altijd dat deze beschermd zijn volgens de huidige Europese privacywetgeving.

Travelclick is gevestigd in Amerika. Voor de gegevens die TravelClick voor Karel V verwerkt geldt dat TravelClick akkoord is met de hiervoor opgestelde modelcontractbepaling van de Europese Commissie (EU Standard Contractual Clauses). Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens volgens de huidige Europe privacywetgeving.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico oplevert voor de betrokkene – en u bent de betrokkene – dan moeten wij u over dit datalek informeren.

U bent gast in ons specialiteiten restaurant of in onze Bistro

Als u bij ons komt eten of iets komt drinken bent u misschien ook gast in ons Hotel. In dat geval zijn uw persoonsgegevens bij ons bekend. Voor de privacy van deze gegevens verwijzen wij u naar hotelgast

Komt u bij ons dineren of een hapje eten in de Bistro en reserveert u, dan registreren wij de gebruikelijke persoonsgegevens.

Wij noteren :

  • Uw naam
  • Uw aanhef
  • Uw telefoonnummer vast en/of mobiel
  • Eventueel uw emailadres
  • Uw eventuele dieetwensen
  • Uw eventuele mindere validiteit
  • Bij het afrekenen: uw betaalgegevens (tenzij u contant betaalt).

Deze gegevens vragen wij van u vanuit ons belang om te weten wie er reserveert. Soms geeft u deze gegevens rechtstreeks aan ons door en soms geeft de partij via wie u gereserveerd heeft deze gegevens door. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze eigen dienstverlening en onze eigen juridische verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan anderen voor commerciële doelen.
Reserveert u niet rechtstreeks bij ons maar via anderen, dan verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van de betreffende partij als u wil weten wat zij met uw gegevens doen.

Bent u bij ons zonder reservering dan registreren wij uitsluitend uw betaalgegevens bij het afrekenen (tenzij u contant betaalt).

Voor het verbeteren van onze dienstverlening kunt u na uw bezoek een mail krijgen om u te vragen naar uw ervaringen. Namens Karel V doen Amplixs Interaction Management B.V. (Amplixs) en/of Resengo N.V. (Resengo) dit onderzoek. Hiervoor geven wij uw email en naam door. Zij verwerken deze gegevens.

Hoelang bewaren wij uw gegevens
Karel V is voor de Nederlandse wetgeving verplicht uw factuurgegevens en de gegevens die daarbij horen 7 jaar te bewaren na uw bezoek. Daarna zal Karel V deze gegevens vernietigen, tenzij er sprake is van een juridische noodzaak de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Amplixs en Resengo verwijderen uw persoonsgegevens na 13 maanden. De onderzoeksresultaten worden voor zover nodig vervolgens geanonimiseerd.

Hoe beveiligen wij uw gegevens
Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag zorgen wij ervoor dat wij en de partijen met wie samenwerken voldoen aan de eisen van technische- en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag.
Alle gegevensdragers bevinden zich binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Amplixs is gevestigd in Nederland. Resengo is gevestigd in België. Zij maken bij het verwerken van de gegevens geen gebruik van andere partijen buiten de Europese Unie. Voor uw gegevens geldt dus altijd dat deze beschermd zijn volgens de huidige Europese privacywetgeving.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico oplevert voor de betrokkene – en u bent de betrokkene – dan moeten wij u over dit datalek informeren.

U bent gast in één van onze zalen of bij een evenement

Als u gast bent in één van onze zalen of bij een evenement bent u misschien ook gast in ons Hotel. In dat geval zijn uw persoonsgegevens bij ons bekend. Voor de privacy van deze gegevens verwijzen wij u naar hotelgast

Als u de zakelijke organisator bent van een bijeenkomst bij Karel V dan vragen wij uw persoonsgegevens als vertegenwoordiger van die partij.
Bent u de privé organisator van een bijeenkomst dan vragen wij de volgende persoonsgegevens van u:

  • Uw NAW gegevens
  • Uw aanhef
  • Uw telefoonnummer vast en/of mobiel
  • Uw emailadres
  • Uw eventuele dieetwensen
  • Uw eventuele mindere validiteit
  • Uw betaalgegevens ( creditcard of anders).
  • Uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel

Van uw gasten en/of bezoekers vragen wij ook naar eventuele dieetwensen en validiteit.

Deze gegevens hebben wij nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst met u. Soms geeft u deze gegevens rechtstreeks aan ons door en soms geeft de partij via wie u gereserveerd heeft deze gegevens door. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze eigen dienstverlening en onze eigen juridische verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan anderen voor commerciële doelen.
Reserveert u niet rechtstreeks bij ons maar via anderen, dan verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van de betreffende partij als u wil weten wat zij met uw gegevens doen.

Voor het verbeteren van onze dienstverlening kunt u na uw bezoek een mail krijgen om u te vragen naar uw ervaringen. Namens Karel V doet Amplixs Interaction Management B.V. (Amplixs) dit onderzoek. Hiervoor geven wij uw email en naam door. Amplixs verwerkt deze gegevens.

Hoelang bewaren wij uw gegevens
Karel V is voor de Nederlandse wetgeving verplicht uw factuurgegevens en de gegevens die daarbij horen 7 jaar te bewaren na uw bezoek. Daarna zal Karel V deze gegevens vernietigen, tenzij er sprake is van een juridische noodzaak de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Amplixs verwijdert uw persoonsgegevens na 13 maanden. De onderzoeksresultaten worden voor zover nodig vervolgens geanonimiseerd.

Hoe beveiligen wij uw gegevens
Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag zorgen wij ervoor dat wij en de partijen met wie samenwerken voldoen aan de eisen van technische- en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag.
Alle gegevensdragers bevinden zich binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Amplixs is gevestigd in Nederland. Amplixs maakt bij het verwerken van de gegevens geen gebruik van andere partijen buiten de Europese Unie. Voor uw gegevens geldt dus altijd dat deze beschermd zijn volgens de huidige Europese privacywetgeving.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico oplevert voor de betrokkene – en u bent de betrokkene – dan moeten wij u over dit datalek informeren.

U levert goederen of diensten aan Karel V

U bent de bezorger of de contactpersoon van de leverancier of service-verlener met wie wij zaken doen. Het registreren van uw persoonsgegevens als vertegenwoordiger van een ander bedrijf is geen onderwerp van de privacy wetgeving. Uiteraard gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om.

Wij noteren niet meer gegevens dan noodzakelijk voor een goede uitvoering van onze overeenkomst met u. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor onze eigen organisatie en onze eigen juridische verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan anderen voor commerciële doelen.

Hoelang bewaren wij uw gegevens
Karel V is voor de Nederlandse wetgeving verplicht uw factuurgegevens en de gegevens die daarbij horen 7 jaar te bewaren na uw bezoek. Daarna zal Karel V deze gegevens vernietigen, tenzij er sprake is van een juridische noodzaak de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Hoe beveiligen wij uw gegevens
Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag zorgen wij ervoor dat wij en de partijen met wie samenwerken voldoen aan de eisen van technische- en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag.
Alle gegevensdragers bevinden zich binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico oplevert voor de betrokkene – en u bent de betrokkene – dan moeten wij u over dit datalek informeren.

Jij bent collega en je werkt bij Karel V of je wil bij ons werken

Karel V heeft privacy hoog in het vaandel. En vanzelfsprekend geldt dat ook als je bij ons werkt of bij ons wil komen werken.

Karel V heeft op haar bedrijfsinternet een uitgebreide privacyverklaring voor haar personeel staan.

Als je bij ons wil komen werken dan hebben wij natuurlijk ook persoonsgegevens van je nodig. Wat wij daar mee doen kun je daar lezen als je wordt aangenomen.

Kom je bij ons solliciteren en word je niet aangenomen dan worden al je persoonsgegevens na 1 maand verwijderd en vernietigd. Je kunt ons vragen je gegevens langer te bewaren zodat wij je voor een volgende vacature kunnen benaderen. In dat geval bewaren wij je gegevens maximaal 1 jaar.

Karel V respecteert bovengenoemde termijnen en zal de betreffende gegevens na afloop van genoemde termijn vernietigen. Alleen als er sprake is van een juridische noodzaak zullen wij de gegevens langer bewaren. Bijvoorbeeld omdat je een geschil met ons hebt.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico oplevert voor de betrokkene – en u bent de betrokkene – dan moeten wij u over dit datalek informeren.

U staat op beelden van de camerabewaking

Op ons terrein en in onze gebouwen gebruiken wij camera’s om onze gasten, onze werknemers en het gebouw te beveiligen. Wij gebruiken deze camera’s in overeenstemming  met de Nederlandse wetgeving. De beelden kunnen wij gebruiken bij eventuele incidenten. Bijvoorbeeld om aangifte te doen. Uiteraard houden we hierbij rekening met de privacy van iedereen die Karel V bezoekt.

Op de beelden zijn mensen herkenbaar in beeld. Ook voertuigen zijn met hun kentekens herkenbaar in beeld. Wij gebruiken de beelden uitsluitend voor de hier omschreven doelen. Karel V geeft geen gegevens door aan anderen voor commerciële doelen.

Hoe beveiligen wij de beelden
Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag zorgen wij ervoor dat wij en de partijen met wie samenwerken voldoen aan de eisen van technische- en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag.
Alle gegevensdragers bevinden zich binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico oplevert voor de betrokkene – en u bent de betrokkene – dan moeten wij u over dit datalek informeren.

U maakt gebruik van het openbare internet van Karel V (Wifi)

Karel V biedt op haar locatie gratis internet aan. Dit is een openbaar toegankelijk internet. Dit internet wordt verzorgd door Wentzo Wireless

Let op: dit is een onbeveiligd netwerk.

Voordat u gebruik kunt maken van dit netwerk moet u akkoord gaan met de voorwaarden van Wentzo. Deze voorwaarden kunt hieronder lezen op het moment dat u in wil loggen.

Karel V verzamelt geen gegevens over uw internet gebruik. Handelt u in strijd met de voorwaarden van Wentzo, dan kan Wentzo besluiten tot nadere maatregelen. Wentzo zal hiertoe besluiten op basis van de door haar geregistreerde handelingen van u op internet. Als Wentzo besluit tot maatregelen, dan zal Karel V meewerken aan eventuele nadere onderzoeken. En indien noodzakelijk meewerken aan politieonderzoek.

Voor de voorwaarden van Wentzo (Engels) klikt u hier

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico oplevert voor de betrokkene – en u bent de betrokkene – dan moeten wij u over dit datalek informeren.

SECRET DEAL

Secret Deal 5% Korting & Gratis Upgrade

Reserveer nu via deze link om uw Secret Deal met 5% korting & Gratis Kamerupgrade te ontvangen (op basis van beschikbaarheid)

X