Stagiair(e) Events

Een veertiende-eeuws klooster, hartje Utrecht. Ooit was Grand Hotel Karel V het thuis van middeleeuwse ridders, priesters en keizers. Vandaag de dag is het een van de meest verrassende plekken van de stad. Al acht eeuwen lang zijn de vertrekken van het klooster het toneel voor grote en intieme bijeenkomsten, voor zakelijke en privé aangelegenheden. De statige zalen, de oude graanzolder en de mysterieuze kluistoren bieden onze gasten nog iedere dag een ongeëvenaarde dosis inspiratie.

Deze veelzijdige stageplaats biedt je de unieke kans om kennis te maken met alle onderdelen van onze Events afdeling.

Je ondersteunt  het team waar nodig en samen zorg je voor een optimale bezetting van onze 13 evenementen zalen. Telefonisch en per mail onderhoud je contact met boekers. Tijdens je stage leer je offertes op te stellen op basis van de wensen van de klant en je leert klantrelaties te onderhouden.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste stagiair(e) met groot verantwoordelijkheidsgevoel, kennis van en ervaring met Windows-programma’s, goede kennis van Nederlandse en Engelse taal en die pro actief,  representatief en accuraat is.

Stagiair(e) Events taken:

• Verwerken van aanvragen voor evenementen, eventueel in combinatie met hotelkamers, in het reserveringssysteem Fidelio;
• Opstellen en versturen van passende offertes;
• Het online invullen van RFP’s (Request For Proposal);
• Relatiebeheer door middel van aftersales;
• Het verwerken van namenlijsten voor groepsreserveringen van hotelkamers;
• Verwerking van reserveringen voor groepsaanvragen voor onze Bistro Karel 5 en Restaurant Karel 5 in het online reserveringssysteem couverts;
• Assisteren bij het maken van menukaarten en naamkaarten;
• Bijhouden van statistieken;
• Assisteren bij interne corporate cliënt events;
• Notuleren en actieve deelname aan verschillende afdelingsbijeenkomsten;
• Office management taken en administratieve ondersteuning;
• Meedenken over nieuwe ideeën voor verbetering/verandering van huidige werkzaamheden.

Profiel

• 38 uur per week beschikbaar voor de periode van minimaal 5 maanden
• Goede kennis en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Communicatief vaardig, zowel in woord als geschrift
• Zelfstandig & een teamplayer
• Flexibel & een doorzetter
• Enthousiast & leergierig
• Daadkrachtig & creatief
• Commercieel & servicegericht

Grand Hotel Karel V ligt in het kloppende hart van Utrecht, aan de voet van de Domtoren. Een schitterende locatie op 5 minuten lopen van het Centraal Station.

Bij Grand Hotel Karel V vormen de medewerkers de basis van ons succes. Altijd gericht op service, altijd gericht op stijl en altijd vanuit het hart! Wij streven ernaar iedere dag opnieuw de verwachtingen van onze gasten te overtreffen. Door het leveren van uitmuntende service in een buitengewone omgeving. Daarom zoeken we een enthousiaste stagiair(e) met een passie voor service en een talent voor gastvrijheid!